Anreiseunterlagen mit QR-Codes
Automatischer Versand und manueller Versand
Die neuen Anreiseunterlagen mit Gästeausweis-QR-Code und Check-In-QR-Code werden automatisch täglich um 6 Uhr für alle Anreisen der nächsten 14–0 Tage versendet.
Das System prüft, ob neue Buchungen hinzugekommen sind oder ob Unterlagen fehlen.
Automatische Liste 7 Tage im Voraus
Die postalischen Anreiseunterlagen werden immer 7 Tage im Voraus automatisch geprüft. Falls es postalische Anreiseunterlagen gibt, wird ein Ticket als Erinnerung mit den Gastnummern als Inhalt erstellt.
Wenn es keine Anreisen ohne Mail in den kommenden Tagen gibt,
wird auch kein Ticket erstellt.
Gedruckt werden müssen die Unterlagen aber dennoch manuell.
Manuelle Bearbeitung
Öffne die Buchung.
Drücke die Tastenkombination „AltGr + I“.
Es öffnet sich ein neues Feld.
Suche nach dem Formular „JOB_ANR“.
Tipp: Im Suchfeld „job“ eingeben, um schneller zum Formular zu gelangen.
Wähle das passende Formular aus (nur ein Klick!).
Klicke auf den kleinen Drucker neben dem Suchfeld.
Achtung: Bitte kein Doppelklick auf das Formular, um ungewollte Änderungen zu vermeiden.
Nach kurzer Wartezeit wird das Formular per Mail versendet.
- Wenn eine E-Mail-Adresse angegeben ist, wird das Formular direkt verschickt.
- Ohne E-Mail-Adresse wird es im Archiv des Gastes gespeichert und muss manuell gedruckt werden.
- Bei manuellem Versand wird ein handgezeichneter Platzplan per Post hinzugefügt.
Liste ziehen für Gäste ohne Mail
Normalerweise wird die Liste automatisch als Ticket erstellt. Sollte dies aber nicht gehen gibt es noch die manuelle Option.
Um herauszufinden, welche Gäste per Post angeschrieben werden müssen, wird immer montags eine Liste für die folgenden 14 Tage gezogen, bearbeitet und die Bearbeitung im Intranet vermerkt.
Vorgehen
Gehe in CompuSoft zu:
Report -> Buchung -> Buchungsübersicht
Trage den Zeitraum von heute bis in 14 Tagen ein
Wähle die Kategorie 11–43.
Setze Haken bei:
- Angereiste
- Gesperrte Einheiten
Klicke auf den grünen Haken
Exportiere die Buchungsübersicht als Excel-Liste und speichere sie an einem leicht auffindbaren Ort.
Weiterverarbeitung der Excel-Liste
Schließe die Excel-Tabelle
Gehe in CompuSoft zu:
Report -> Objekte Nachbearbeitung
Lösche den bestehenden Text im Feld komplett
Füge die gespeicherte Excel-Tabelle in das leere Feld ein (Doppelklick)
Exportiere die Tabelle erneut als Excel-Datei
Sortieren der Liste
Öffne die exportierte Excel-Tabelle
Suche die Spalte „E-Mail“
Rechtsklick auf die Spalte „E-Mail“ -> Wähle Sortieren -> Benutzerdefiniertes Sortieren.
Wähle:
- Sortieren nach: E-Mail
- Zellwerte
- Reihenfolge: A bis Z
Scrolle ans Ende der Liste, um Einträge ohne E-Mail-Adresse zu finden
Bearbeitung von Gästen ohne E-Mail
- Die Gastnummern ohne E-Mail-Adresse können einzeln kontaktiert werden
- Die Anreiseunterlagen für diese Gäste müssen ausgedruckt und per Post versendet werden