Check In/Check Out/Abrechnung
Check In Camping
Eine Anreise ist grundsätzlich ab 15 Uhr möglich. Fährt ein Gast ab 15 Uhr zur Schranke, wird die Buchung durch das System automatisch von - nicht verstellbar (orange) auf I-angereist (rot) gesetzt.
In Ausnahmefällen, wenn zum Beispiel der Platz vorher nicht belegt war, ist eine Anreise auch vor 15 Uhr möglich.
Dazu muss sich der Gast direkt in der Rezeption melden. Die Buchung kannst du dann manuell auf I-angereist setzen. Du kannst direkt auf den Button Anreise klicken. Der Status wird dann automatisch gesetzt.
Du kannst auch manuell die Buchung auf I-angereist setzen, trage dazu ein I in die Spalte Status ein oder wähle aus dem Pulldown Menü den korrekten Status aus.
In einigen Bereichen wird die Stromversorgung auch über den Computer gesteuert.
Wenn du einen dieser Plätze dann manuell eincheckst, musst du im folgenden Feld Versorgung einschalten auswählen.
Besonderheiten Check In und Check Out Vermietung
Check In
Beim Check In für die Vermietung gibt es einige Besonderheiten zu beachten.
Nachdem du die Schlüssel dem Gast mitgegeben hast, wird in der entsprechenden Buchung/Rechnung dieses mit Kaution Vermietung hinterlegt. Dieses wird auch bei den Waschkabinen gemacht, welche einen Schlüssel erhalten.
Dabei werden für zwei Schlüssel 100,00€ und für einen Schlüssel 50,00€ hinterlegt. Passe dazu die Anzahl an (1 für 2 Schlüssel, 0.5 für 1 Schlüssel).
Besonderheit Mietwohnwagen
Für die Anreise muss ein Übergabeprotokoll ausgefüllt und ein Abnahmetermin für den Abreisetag vereinbart werden.
Dieser Abnahmetermin muss in einer Excel Tabelle hinterlegt werden. Diese ist zu finden unter Ordner K -> Abteilung Rezeption -> Vermietung -> Abnahmeliste Vermietung.
Wohnwagenübergabeprotokolle
Funktioniert automatisch und wird immer einen Tag im Voraus auf der 441 gedruckt.
Manueller Druck
Klicke dazu auf das Feld Ankunftsliste.
Wähle dann den gewünschten Tag bzw. Zeitraum aus und trage in der Kategorie 21-24 ein.
Entferne bei Angereiste auslassen den kleinen Haken und wähle bei Liste, Form., Aufzähl. im Pulldown Menü Formular (Buchungsformular) aus.
Bestätige deine Auswahl mit dem grünen Haken.
Im folgenden Feld wählst du das Formular UEBRWM1- Übergabeprotokoll Wohnwagen aus.
Achte darauf, dass du nicht aus Versehen die englische Version auswählst!
Bestätige deine Auswahl mit einem Doppelklick auf das Formular oder einem Klick auf den grünen Haken.
Nach einem kurzen Ladebildschirm werden die Dokumente direkt ausgedruckt.
Dieses Übergabeprotokoll wird pro Buchung automatisch zwei Mal ausgedruckt.
Ein Exemplar erhält bei Anreise der Gast und ein Exemplar behalten wir an der Rezeption für die Reinigungskräfte.
Besonderheiten Chalet und Ferienhaus
Für die Anreise muss ein Übergabeprotokoll ausgefüllt werden.
Übergabeprotokolle Chalets und Ferienhäuser
Auch für die Chalets und Ferienhäuser werden die Übergabeprotokolle im Voraus automatisch gedruckt. Diese werden einen Tag vor Anreise autoamtisch auf der 481 im Sommarby gedruckt.
Manueller Druck
Klicke dazu auf das Feld Ankunftsliste
Wähle dann den gewünschten Tag bzw. Zeitraum aus und trage in der Kategorie 25-33 ein.
Entferne bei Angereiste auslassen den kleinen Haken und wähle bei Liste, Form., Aufzähl. im Pulldown Menü Formular (Buchungsformular) aus.
Bestätige deine Auswahl mit dem grünen Haken.
Im folgenden Feld wählst du das Formular UEBRCS1- Übergabeprotokoll Chalet/Sommarby neu aus.
Achte darauf, dass du nicht aus Versehen die englische Version auswählst!
Bestätige deine Auswahl mit einem Doppelklick auf das Formular oder einem Klick auf den grünen Haken.
Nach einem kurzen Ladebildschirm werden die Dokumente direkt ausgedruckt.
Für jedes Chalet oder Haus kommt eine Seite aus dem Drucker, die dann bei Anreise den Gästen mitgegeben wird.
Check Out
Beim Check Out müssen die Übergabeprotokolle auf Vollständigkeit überprüft werden und die Kaution für die Schlüssel muss wieder gegengebucht werden.
Abrechnen eines Gastes
Generell ist es bei uns so, dass jeder Gast, der auf unseren Platz möchte, vorher seine Rechnung beglichen haben muss. Auch Spontananreisen.
Auf der rechten Seite siehst du jeweils die offenen Salden. Beträge mit einem - sind Guthaben. Gehe nun auf den Button Einzahlung oder Strg+I.
Es geht nun folgendes Fenster auf:
Hier siehst du nun verschiedene Zahlungsarten. Am Counter nutzt du überwiegend nur Zahlung Bar, Card terminal oder Gutschein Verrechnung. In diesem Fall wird in bar bezahlt.
Klicke in die Zeile in der entsprechenden Spalte, der Betrag wird übernommen.
Hier ist es auch möglich, den Betrag per Hand einzutragen. Nach der Eingabe bestätigst du mit Enter.
Hier kannst du die Zahlung noch abbrechen oder mit Ja bestätigen.
Es geht dann ein weiteres Fenster auf:
Hier siehst du, dass deine Zahlung verbucht wurde (Zahlungen sind immer rot), sowie fragt er dich, ob ein Beleg gedruckt werden soll.
Hier ist wichtig: Anreisende Gäste die ihren Aufenthalt bezahlen möchten, bekommen immer eine große Abrechnung. Bei Ausleihe von Gegenständen oder der Bezahlung von Strom etc. reicht ein kleiner Beleg.