Automatische Endabrechnung (Auschecker)
Täglich nach 12 Uhr und nach 17 Uhr (Nebensaison) muss die automatische Endabrechnung durchgeführt werden.
Alle Abreisen für den Tag werden dann automatisch ausgecheckt und die Rechnungen geschlossen.
Bei offenstehenden Beträgen wird ein Fehlerreport angezeigt und es müssen Rechnungen versendet werden.
"Checker" starten
Klicke auf Diverse und wähle den Punkt Automatische Endabrechnung ausführen.
Je nachdem wie viele Abreisen es für den Tag gibt kann der Vorgang mehrere Minuten dauern.
In dieser Zeit kann an dem Rechner nicht mehr gearbeitet werden.
Offene Posten
Sollten noch Rechnungen offen stehen öffnet sich eine Übersicht dazu.
Sortiert ist diese Liste nach Abreisedatum.
Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass in der ersten Zeile der Gast bereits am 20.08.25 hätte abreisen müssen, er aber auch 488€ zurück bekommt.
Dies ist eine Stornierung und muss nicht weiter beachtet werden.
Die Rechnung steht noch offen, da eventuell noch ein ärztliches Attest für eine Rückzahlung oder Ähnliches fehlt. So ist es auch mit der dritten Zeile (-297.60).
In der zweiten Zeile war die Abreise 09.09.25, es stehen aber noch 9€ offen. Mit einem Doppelklick kann die Buchung dazu geöffnet werden.
Familie Krehut ist nach zwei Nächten auf einen anderen Platz umgezogen und zahlt daher die Rechnung für den alten und den aktuellen Platz alles zusammen bei Abreise. Dementsprechend muss auch diese Zeile nicht weiter bearbeitet werden.
Zeile 4 stehen noch 100€ offen für die Kaution der Schlüssel vom Buzzy.
Gehe dazu in der Rezeption gucken ob die Schlüssel schon wieder da sind und es eventuell nur vergessen wurde auszutragen. Möglicherweise ist der Gast auch noch nicht von der Abnahme zurück. Gib ihm also noch etwas Zeit.
Sollte nach über einer Stunde (z.B.) noch kein Schlüssel da sein, so muss der Gast angerufen werden.
Rechnung versenden
In Zeile 5 wird es nun das erste Mal interessant.
Der Gast hat extra Strom gebucht, diesen aber noch nicht bezahlt.
Öffne die Buchung mit einem Doppelklick.
Klicke auf das Türchen um die Buchung manuell auszuchecken.
Bei den folgenden Fenstern gehst du wie folgt vor:
Wähle Abreise jetzt, da heute der Abreisetag ist.
Beantworte diese Frage unbedingt mit Nein.
Der Strom wurde bereits unterbrochen, daher kann hier Keine Änderung ausgewählt werden.
Das Feld Erhalten muss mit 0 überschrieben werden, denn der Gast hat nichts bezahlt.
Wähle OK, denn der Gast bekommt von uns einen Aufschub der Zahlung, also einen Kredit.
Grundsätzlich bekommen die Gäste 14 Tage für die Zahlung Zeit. In Ausnahmefällen ist dies auch variabel anzusetzen.
Der Computer errechnet automatisch das Fälligkeitsdatum. Bestätige mit Ja.
Damit der Gast auch weiß, was er bis wann bezahlt haben muss sende ihm eine Endabrechnung zu. Dies ist das Formular END_MAHN. Auch wenn dort Post steht wird die Abrechnung per Mail verschickt.
Um zu verdeutlichen, welche Beträge noch offen stehen kann die entsprechende Zeile noch farblich markiert werden, das ist allerdings kein Muss.
Der Gast kann online zahlen oder überweisen.
Nach Ablauf der 14 Tage wird er durch uns zahlungserinnert.
Sollte er noch immer nicht zahlen, noch einmal.
Bei weiterhin ausstehender Zahlung werden Mahngebühren und Zinsen erhoben und im schlimmsten Fall wird die Rechnung ans Inkassobüro weitergereicht.
Nach dem Versand der Rechnung wird die Buchung geschlossen und der Betrag als offen angezeigt.
Besonderheit
Wenn der Gast seinen Strom schon bezahlt hat, aber zum Beispiel noch nicht abgezogen hat, kann es passieren, dass nach Zahlung dennoch noch Strom verbraucht wird.
In diesem Fall ist es in Ordnung, wenn die neue Zeile gelöscht und dann die Rechnung geschlossen wird.
Aber Achtung! Sollte dort ein ziemlich hoher Verbrauch zu sehen sein, beispielsweise, weil der Gast mittendrin mal kam und seinen Strom zahlen wollte, so muss dennoch eine Rechnung für die neue Summe geschickt werden.