Suchen eines Gastes

Um einen Gast im System zu suchen hast du verschiedene Möglichkeiten.

1. Möglichkeit: Suchen über den Button „Supersearch“

Im Suchtext gibst du zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen des Gastes ein.

Nachdem du den richtigen Gast gefunden hast, wählst du ihn mit einem Doppelklick, Enter oder einem Klick auf den grünen Haken aus.
Du landest dann direkt im Kundenkonto vom Gast.

2. Möglichkeit: Suchen über die (*) Suche direkt im Namensfeld

Dazu gibst du zuerst den Namen und dann den Vornamen des Gastes direkt im Feld „Name“ ein und bestätigst deine Suche durch das Hinzufügen eines Sternchens, also *.

Aber aufpassen! Nicht den Namen überspeichern – Im Zweifelsfall immer mit der ESC-Taste abbrechen.

Dir öffnet sich folgendes Fenster:

Auch hier suchst du dir wieder den passenden Gast heraus und gleichst den Ort mit dem vom Gast angegebenen Wohnort ab. Durch Doppelklick, Enter oder einem Klick auf den grünen Haken wählst du den gewünschten Gast aus.

Dann landest du direkt beim ausgewählten Gast. Gleiche alle Daten, die dir der Gast geben kann ab und achte auch darauf fehlende Daten zu ergänzen.

3. Gast nicht im System gefunden? So legst du einen neuen Gast an

Wenn du dir sicher bist, dass der Gast noch nie im Südsee-Camp war, so kannst du direkt über den Button „neu“ oder den Shortcut „Strg+O“ einen neuen Gast anlegen.

Du landest in einem komplett leeren Kundenkonto. Du beginnst nun, die Daten des Gastes am Telefon zu erfragen, vom Personalausweis abzuschreiben oder aus der Anfrage E-Mail zu kopieren.

Achte beim Ausfüllen der Daten auf Vollständigkeit und die richtige Schreibweise. Besonders wichtig ist eine korrekte Telefon-/Handynummer und eine korrekte E-Mail-Adresse.

Im Feld „Anrede“ stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Passe dieses Feld für die Buchung korrekt an.

Vorname, Nachname und Adresse trägst du wie vom Gast angegeben ein. Unter „Land“ trägst du die Abkürzung für das Herkunftsland des Gastes ein. Solltest du die Abkürzung nicht auf Anhieb wissen, kannst du einfach * in das Feld eintragen und es erscheint eine Liste der möglichen Herkunftsländer.
Hier kannst du das passende Land auswählen und dies mit einem Doppelklick, Enter oder einem Klick auf den grünen Haken auswählen.

Bei PLZ sucht das System automatisch nach dem passenden Ort für die eingegebene Postleitzahl. Teilweise erscheint eine Auflistung mit den möglichen Orten.

Das Buchungssystem lernt mit jeder Eingabe dazu, daher nicht verzweifeln, wenn der gewünschte Ort mal nicht dabei ist. Du kannst bei „Ort“ auch den Stadtnamen manuell eintragen.

Unter „Geburtstag“ kannst du den Geburtstag des Buchenden eintragen, dies wird dann bereits für die Buchung vorgemerkt.

Im Feld „Telefon“ trägst du die Festnetznummer des Gastes ein und bei „Handy-Nr“ die Handynummer. Die Nummern werden ohne Trennungen und ohne Spiegelstriche in eins durchgeschrieben!

Beim Feld „E-Mail“ trägst du die E-Mail-Adresse des Gastes ein.

Solltest du das @-Zeichen vergessen oder einen anderen Fehler gemacht haben, sodass die Adresse nicht erkannt werden konnte, erhältst du eine Fehlermeldung.

Daher achte stets auf die richtige Schreibweise!

Für eine Gruppenbuchung oder eine Firmenbuchung wird teils auch das Feld „Name 2“ relevant. Hier kannst du den Ansprechpartner bei Gruppen- oder Firmenbuchungen eintragen, dieser taucht dann mit in der Bestätigung auf.

Unter „Kundentyp“ wählst du den passenden Typen aus. Für normale Buchungen ist dies immer „U“ für Urlauber.

Kundentypen nutzen wir dazu, um die Gäste nach verschiedenen Kategorien zu filtern und zu unterscheiden.

• U für Urlauber, dies betrifft alle Buchungen, die von uns getätigt wurden
• L für Gruppen wie Schulklassen oder Vereine, die Mietobjekte bei uns gebucht haben
• G für Gruppenbuchungen von Vereinen oder Schulklassen
• NE für Gäste, die keine E-Mails oder Post von uns mehr erhalten möchten (Werbung als auch Reiseunterlagen oder Buchungsbestätigungen usw.) wird nur auf ausdrücklichen Wunsch vom Gast eingetragen.
• IN & PC werden automatisch bei einer Onlinebuchung übernommen.
• X für ehemalige Dauergäste, die ihren Vertrag gekündigt haben
• XXX für alle Gäste, die eine Löschung ihres Kundenkontos schriftlich beantragt haben (läuft über die IT).

Wenn du auf Kundentypen stößt, die nicht zur Buchung passen, dann musst du diese in „U“ abändern. Beispiele dafür sind „IN“, „H“, „PC“ und „X“, diese kannst du ohne den Gast zu fragen abändern, solltest du eine Buchung für ihn machen. Bei „NE“ weist du den Gast darauf hin, dass du ihm seine Bestätigungen zusenden musst für eine Buchung und fragst ihn ob das okay ist, dann kannst du den Kundentyp ändern.

Im Feld „Anmerkungen“ kannst du für die Buchung oder das Kundenkonto nur ganz wichtige Sachen eintragen. Wie Nachlass oder Storno immer mit Kürzel und Datum.

Trage keine irrelevanten Daten, langen Sätze oder personenbezogenen Daten in dieses Feld ein.

Für wichtige Anmerkungen bezüglich Beschwerden oder gewährten Rabatten oder allgemein allem, was mehr Text benötigt, nutze das Feld „Notiz“. Hier kannst du alles, was wirklich wichtig ist, eintragen.

Im Feld „Werbung“ wird eingetragen, wie der Gast auf das Südsee-Camp aufmerksam geworden ist. Dies ist ganz interessant für unsere Statistiken.

In diesem Feld gibt es diverse Optionen, meistens wird der Gast aber sagen, dass er durch „Bekannte“ durch uns aufmerksam geworden ist. Für diese Option gibst du die 42 ein oder suchst im Ausklappmenü nach dem richtigen Stichwort. (wichtige: 70- E-Mail, 60-online, 1 ADAC, 2 DCC)

Besonders wichtig ist auch das KFZ-Kennzeichen korrekt anzugeben. Das Kennzeichen ohne Trennung oder Spiegelstriche eintragen.

Neue Gäste musst du immer auf unsere AGB hinweisen, wenn du dies getan hast, sei es per Mail, am Telefon oder vor Ort, dann bestätigst du dies indem du im letzten Feld „Ja“ auswählst.

Alle grün hinterlegten Felder sind neu eingetragen und müssen vor dem Beginn der Buchung gespeichert werden. Dies machst du über den Button „speichern“ oder den Shortcut „Strg+S“.

Solltest du den Gast unter „Supersearch“ nicht gefunden haben, so kannst du ihn auch direkt über den Button „neu“ über das Dialogfeld hinzufügen.
Das System übernimmt dann direkt den Namen des Gastes und überträgt diesen in das neue Kundenkonto. Der Rest muss wie schon zuvor erklärt, normal eingetragen werden.

Kunden über die Anfrage suchen

Wenn du die Buchung über die Anfrage tätigen möchtest, wählst du den Platz aus und suchst dann in der Kundenübersicht nach dem gewünschten Gast.

Im Suchtext gibst du erst den Nachnamen und dann den Vornamen an. Klicke dann auf das kleine Fernglas oder nutze den Shortcut „Strg+F“ um den Gast zu suchen.

Hast du den richtigen Gast gefunden, wählst du ihn mit einem Doppelklick oder einem Klick auf den grünen Haken aus.

Der Platz wird dann auf den gewünschten Gast gebucht.

Bestätige mit dem grünen Haken, Enter oder einem Doppelklick auf „Buchen“.

Erweiterte Suche eines Gastes

Wenn eventuell nur E-Mail oder Telefonnummer vorhanden sind, klicke auf den Button „Supersearch“.

Klicke dann auf das „Fernglas“ oder drücke F1. Es geht nun ein weiteres Fenster mit diversen Suchoptionen auf.

Hier kannst du nach Telefonnummern suchen (Telefon) oder nach der E-Mail-Adresse. Nach deiner Eingabe in der entsprechenden Zeile bestätigst du diese mit dem grünen Haken oder „Strg+F“.

Bei einem Treffer wird dir der entsprechende Gast angezeigt.

Die Auswahl bestätigst Du mit „Enter“ und du landest im Kundenkonto des Gastes.