Grafische Übersicht
Suchen nach freien Stellplätzen/ Einheiten
Freie Einheiten zu einem bestimmten Datum zu finden geht über drei verschiedene Wege. Hier zunächst die einfachste Variante über die grafische Übersicht.
Gehe unten links auf den Reiter „grafische Übersicht“ oder drücke „ALTGR + G“.
Es erscheint eine Übersicht der Platzgebiete. Es gibt 3 Seiten für Stellplätze (Seiten 1-3) und Seite 4 stellt unsere Vermietung der Wohnwagen, Chalets und Ferienhäuser dar.
Seite 1 Stellt das GT 2000 und die Pilzwiese dar. Die verschiedenfarbigen Nummern stehen für:
Pink: gebucht/gesperrt
Rot: belegt/anwesend
Grün: frei/nicht belegt oder gebucht/gesperrt
Seite 2 bildet das See-Eck, die Oase und den Wrogewald ab.
Seite 3 bildet das Sommerland und den Tannengrund ab.
Auf der Seite 4 erscheint unsere Vermietung (Wohnwagen, Chalets und Ferienhäuser)
Um zwischen den Seiten zu wechseln, werden die Ziffern aus den Nummernblock 1-4 genutzt. Wenn du mit dem Mauszeiger über einen Platz fährst, werden aktuelle und kommende Buchungen sowie die Platzeigenschaften (Größe, Teilpflasterung, Hunde und weitere) angezeigt.
Um nun nach einem bestimmten Zeitraum zu suchen: klickst du auf den Button „Anfrage“
Nachdem du nun auf den Button „Anfrage“ geklickt hast, geht folgendes pull down Menü auf.
Hier gibst du nun den Reisezeitraum ein, sowie unter dem Punkt „Typ“ die entsprechende Stellplatzgröße, Kategorie.
Wir haben uns für die Platzkategorie L entschieden.
Du siehst nun alle Plätze der Kategorie „L“
Im nächsten Schritt kannst du dem Gast auch nur die freien Einheiten zeigen/ ausdrucken Hierzu gehst du auf den Button „Übersicht drucken“
Nachdem du den Button angeklickt hast, kommt folgendes Menü:
Hier wählst du „ja“ aus. Es werden nun alle Plätze der Kategorie L welche im angefragten Zeitraum frei sind gedruckt.
Hier siehst du alle freien Stellplätze der Kategorie „L“. wir erinnern uns - grüne Nummern stehen für freie Einheiten/Plätze. Der Gast entscheidet sich für den Stellplatz GT2000 X1L.
Suche über die Anfrage
Gehe in der Startansicht auf den Button „Anfrage“
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier gibst du wieder den Reisezeitraum ein, über Typ kannst du eine Auswahl (z.B. Stellplatzgröße) treffen.
Als nächstes kannst du über den Button „Sternchen mit Lupe“ deine Suche weiter eingrenzen. Wenn du auf besagten Button klickst, geht folgendes Fenster auf:
Hier nutzen wir nur das Feld neben „Pleig“. Du kannst hier nach den einzelnen Stellplatzgebieten und/oder auch nach Stellplatzgrößen selektieren. Wenn Du folgende Buchstaben hier eingibst, werden Dir nur die freien Plätze im entsprechenden Reisezeitraum und Stellplatzgebiet angezeigt:
G- GT 2000
R- Sommerland rechts
L- Sommerland links
P- Pilzwiese
E- See-Eck
A- Wrogewald
N- Oase
T- Tannengrund
Um nun die entsprechende Auswahl zu bestätigen: mit dem Button „Grüner Haken“ bestätigen oder „Strg+S“. Es geht nun folgendes Fenster auf. Oben in der Zeile ist erkennbar, dass die Leittextsuche aktiviert wurde.
Schauen wir uns einmal die ersten Zeilen etwas genauer an.
Zu Oberst stehen immer die vom System vorgeschlagenen Einheiten, die bezüglich der Lückenbuchung am Passendsten sind. Siehe GP 2: dieser ist vorher 0 Tage frei, war also vorher gebucht.
Im Anschluss ist er 7 Tage frei, sodass unsere 7 Tage Anfrage genau dazu passen würde. Daher in der Zeile Verlust= 0
Als weiteres Beispiel schauen wir uns die Zeile vom Platz GS 8L an: hier habe ich vor meinem Anreisetag eine Lücke von 1 Tag dann ist er 7 Tage frei wie angefragt und danach habe ich wieder eine Anschlussbuchung. Der Platz ist nicht geeignet, da ich hier eine Lücke von 1 Nacht buchen würde, wir sind bestrebt keine Lücken zu buchen.
Seewald/Zeltwiese
Hier suchst du dir die Zeltwiese für den „Seewald“ aus und bestätigst deine Auswahl mit Enter.
Es erscheint ein pull down Menü, welches wie folgt aussieht und dir die entsprechenden freien Plätze im Seewald anzeigt.
Für die Suche nach einem freien „MC-Platz“ (Motorcaravan-Plätze, nur für Wohnmobile)
Hier wählst du im Feld „Typ“ Campingplatz und mit dem Sternchen „Leittextsuche“ und der Eingabe von einem „M“ (hier können alle bekannten Pleigs eingegeben werden, um die Suche einzugrenzen).
(Siehe auch Liste mit den Pleigs)
Deine Eingabe wird wieder mit dem grünen Haken oder „Strg+S“ bestätigt.
Wenn sich der Gast für eine entsprechende Platznummer entschieden hat, klickst du diesen Platz mit der Maus an.
Buchung über Buchungsanfrage
Du kannst auch über die „Buchungsanfrage“ (Strg+F) den gewünschten Platz buchen. Gehe dazu mit der Maus über den Stern und suche nach dem gewünschten Platz wie zuvor erklärt.
Markiere den gewünschten Platz und bestätige deine Auswahl mit einem Doppelklick, „Enter“ oder dem grünen Haken.
Im folgenden Feld wählst du „buchen“ aus.
Die Buchung wird daraufhin automatisch beim geöffneten Gast erstellt.
Im Fenster „Status“ hast du verschiedene Wahlmöglichkeiten:
Nicht Verstellbar: feste Buchung bei Camping- , Wohnwagen- und festen Haus / Chalet Buchungen
Allotment: gesperrte Plätze / Objekte
Verstellbar: für Häuser oder Chalets welche keine feste Nummer zugeordnet wurde aber fest gebucht haben
Vormerkung: für Angebote
Abgereist: Gast ist abgereist hat aber noch etwas offen in der Rechnung (Kaution, Stromverbrauch)
Buchen
Im folgenden Abschnitt lernst du wie du eine Buchung erstellst. Auch dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten: Du kannst direkt beim Gast unter Buchung eine neue Buchung erstellen. Trage das Anreisedatum unter „Anreise“ ein…
…und unter „Abreise“ das Abreisdatum.
Wenn der Gast sagt er möchte 7 Nächte oder 12 Nächte oder Ähnliches, dann kannst du statt dem genauen Abreisedatum auch einfach „7t“ oder „12t“ eintragen. (Anzahl der Nächte+t oder bei einer Woche 1w, ein Monat 1m usw.)
Mit einer Bestätigung durch „Enter“ wird der Abreisetag automatisch ermittelt. Im Feld „Typ“ trägt das System automatisch den passenden Typen für die Buchung je nach Einheit ein. Hier musst du nichts manuell eintragen und das Feld mit „Enter“ bestätigen.
Im Feld „Status“ wird der Buchungsstatus eingetragen, dabei gibt es verschiedene Optionen.
Normal kannst du einfach den Status auf (Auto) lassen. Je nach Einheit wird dieser dann angepasst.
Wichtig ist nur die Unterscheidung bei:
-Nicht verstellbar steht für feste Buchungen im Bereich Camping und Mietwohnwagen und wird auch für Wunschhausbuchungen im Bereich Sommarby und Vermietung (Chalets) genutzt
A Allotment steht für interne Sperrungen oder Vormerkungen für Umbuchungen
F Verstellbar wird automatisch für die Ferienhäuser und Chalets verwendet und bleibt so, wenn keine spezielle Hausnummer gebucht werden soll.
G Vormerkung wird nur für unverbindliche Angebote genutzt
I Angereist wird für angereiste Gäste genutzt und zeigt an, dass die Gäste vor Ort sind/sein sollten
X Abgereist wird in den Status gesetzt, wenn der Gast zwar schon abgereist ist aber noch eine offene Rechnung hat (z.B. Strom), nur wenn die Buchung auf „abgereist“ steht kann der nachfolgende neue Gast bereits eingecheckt werden.
Bei „Einheit“ trägst du den vom Gast gewünschten Platz ein.
Bestätige deine Eingabe mit „Enter“.
Sollte der Platz nicht verfügbar oder gesperrt sein erhältst du folgende Meldung:
Dir wird angezeigt welche Zeiten mit deiner Buchung kollidieren und warum der Platz daher dann nicht möglich ist. Schlage dem Gast eine Alternative vor. Am besten suchst du einen Platz über die drei erklärten Wege raus.
Im Feld „Verfall 1“ wird je nach Status der Buchungsverfall eingetragen. Bei Angeboten/Vormerkungen hat der Gast lediglich 5 Tage Zeit sich darauf zu melden. Das muss manuell eingegeben werden (5T). Bei festen Buchungen werden dort 14 Tage eingetragen für die Leistung der Anzahlung. Das passiert automatisch – muss nur bei kurzfristigen Buchungen angepasst werden.
Dabei immer darauf achten das korrekte Datum einzutragen, da bei Angeboten der Gast sonst zu lange Zeit bekommt oder bei festen Buchungen der Gast eventuell zu wenig/lange Zeit hat zum Anzahlen. „Zahl.1“ bezeichnet die Höhe der Anzahlung und wird vom System nach Versenden der Bestätigung automatisch ausgefüllt. Achtung! Die Anzahlung beträgt immer 20% oder mindestens 50€. Anzahlungen unter 50€ müssen manuell sowohl in Bestätigung als auch im System angepasst werden.
Im „Verfall 2“ wird ein neues Zahlungsziel erfasst, wenn der Gast eine Zahlungserinnerung bekommen hat. Nach Ablauf diesen Datums wird die Buchung kostenpflichtig storniert.
Die Felder „Teile“ und „Benannte“ müssen beide 1 betragen, andernfalls kann es zu Doppelbuchungen führen.
Die Felder „ERR“, „Registriert“, „KOR“ und „Datum/Zeit“ werden ebenfalls vom System automatisch ausgefüllt. Dort ist der Ersteller der Buchung sichtbar (ERR), das Datum und Uhrzeit der Erstellung der Buchung (Registriert), den Mitarbeiter, der eine Korrektur/Änderung an der Rechnung gemacht hat (KOR) und auch dazu das Änderungsdatum (Datum/Uhrzeit).
Im Feld „Buchungs-Nr.“ wird die vom System generierte Buchungsnummer zur aktuellen Buchung angezeigt.
Bis zur Abreise sind unsere Buchung noch keine Rechnungen – daher Buchungsnummer. (Daher dann auch erst Firmenrechnungen mit Mwst. Ausweis druckbar) Die Felder „Gruppe“ und „N“ sind für unsere Buchungen nicht relevant.
Im Feld „Saldo“ siehst du nach Erstellung der Rechnung den kompletten Rechnungsbetrag.
Buchung über die grafische Übersicht
Du kannst auch über die grafische Übersicht nach freien Stellplätzen schauen. Gib An- und Abreisedatum in die Buchung ein und bestätige bis zum Feld „Einheit“
Klicke dann links auf den seitlichen Reiter „grafische Übersicht“
Es erscheint die Übersicht des Geländes wie im vorherigen Kapitel erklärt. Du kannst deine Anfrage noch anpassen oder bestimmte Filter eingeben. Die grünen Plätze sind verfügbar. Die pinken sind bereits gebucht oder gesperrt.
In diesem Beispiel möchtest du den Platz X3R im Bereich GT2000 buchen. (Mit der rechten Maustaste können auch mehrere Plätze gleichzeitig ausgewählt werden.)
Klicke auf die grüne Nummer und du wirst zurück zur Kundenübersicht geleitet.
Bestätige deine Eingaben mit „Enter“ und vervollständige so die Buchung.
Suche über den Kalender
Kommen wir nun zur Suche über den Kalender, dieses Mal anhand der Suche einer freien Mietunterkunft. Diese Suche bietet sich sehr gut an, da du hier genau sehen kannst, ob Du Lückenfrei in den Sommermonaten buchst.
Um den Kalender zu öffnen, gehe in der Menüleiste auf den Button „Kalender“ oder drücke die Tastenkombination „Strg+K“.
Es geht nun folgendes Fenster auf:
Gebe hier das Datum ein, ab dem du nach einer freien Mietunterkunft suchen möchtest.
Gehe nun auf der linken Seite auf das Feld „Profile anzeigen“ und klicke mit der linken Maustaste auf den pull down Menüpfeil. Es geht nun folgendes Auswahlfenster auf, aus dem du Dir die entsprechende Kategorie durch klicken mit der linken Maustaste auf die entsprechende Kategorie auswählst.
Für eine Unterteilung in „Biotopseite“ oder „nicht am Biotop“ wählt man die „Leittextsuche“ aus
Es öffnet sich die „Leittextsuche“
Unter „Pleig“ trägst du die „7“ ein. Es werden dann nur Objekte angezeigt, die am Biotop liegen.
Wenn du bei „Pleig“ das „/“ einträgst werden dir alle Objekte angezeigt, die nicht am Biotop liegen.
Nach der Auswahl der Kategorie, in diesem Beispiel ein Ferienhaus B, erscheint auf deinem Bildschirm nun folgendes:
Es werden dir nun alle Ferienhäuser der Kat. B angezeigt. Frei sind diejenigen, in denen auf der Datumsskala keine verschiedenfarbigen Balken zu finden sind.
Buchen über Kalender
Nach der Suche im Kalender nach freien Objekten kannst du auch direkt über diesen buchen. Klicke dazu auf „neue Buchung“ oder drücke die „8“ auf der Tastatur.
Wähle das gewünschte Objekt aus und ziehe mit gedrückter Maus die Buchung für die gewünschte Buchungszeit
Lasse die Maustaste los und die Kundenübersicht geht auf für die Buchung.
Kunden über die Kundenübersicht suchen
Nach Auswahl des Hauses suchst du nach dem richtigen Gast in der Kundenübersicht. Im Suchtext gibst du erst den Nachnamen und dann den Vornamen an
Klicke dann auf das kleine Fernglas oder nutze den Shortcut „Strg+F“ um den Gast zu suchen.
Hast du den richtigen Gast gefunden wählst du ihn mit einem Doppelkick oder einem Klick auf den grünen Haken aus.
Das Objekt wird auf den entsprechenden Gast gebucht. Bestätige mit dem grünen Haken, Enter oder einem Doppelklick auf „Buchen“.
