Rechnungen/Guthaben/Überzahlung
Rechnung erstellen
Markiere die Buchung und klicke auf den Einkaufswagen mit dem Plus daneben.
Es öffnet sich automatisch die „Eil-Postierung“ in der du die entsprechende Anzahl eintragen kannst.
In unserem Beispiel kommt Herr Mustermann mit 2 Erwachsenen, 2 Kindern und einem Hund. Auch einen Storno-Schutz möchte er dazu buchen.
Ganz wichtig ist hier, dass alles richtig eingegeben wird. Die Daten sind wichtig für div. Statistiken.
Ein Storno-Schutz wird immer mit angeboten.
Bei einer spontanen Buchung ist ein Storno-Schutz nicht nötig, da Gäste ja schon hier sind, und bei einer vorzeitigen Abreise die nicht genutzten Tage zurückerstattet bekommen.
Bestätige deine Auswahl mit dem grünen Haken oder der „Enter-Taste“. Das System erstellt automatisch die passende Rechnung.
Auf der rechten Seite unter „EUR“ siehst den Gesamtpreis. Auch einen durchschnittlichen Preis pro Nacht bekommst du dort angezeigt.
Es gibt auch die Möglichkeit jede Postierung mit der eigenen Artikelnummer einzutragen oder mit den ersten Buchstaben der Beschreibung:
Wähle dann die passende Größe aus.
Zum Schluss wird noch das KFZ übernommen:
Buchung mit KFZ-Kennzeichen verknüpfen.
Bei den Onlinebuchungen passiert dieses schon automatisch und soll auch bald bei manuell durchgeführten Buchungen funktionieren.
Alles rund um die Rechnung
Nach Anreise des Gastes und schon bezahlter Rechnung kann einiges noch vor dazu gebucht oder Gegenstände ausgeliehen werden.
In diesem Kapitel erfährst du wie du diese Dinge auch in der Rechnung vermerken kannst.
Strom hochstellen
In vielen Platzgebieten besteht die Möglichkeit den Strom kostenpflichtig von der Basisversorgung von 6 Ampere auf 10 oder 16 Ampere hochzustellen.
Öffne dazu die Rechnung des Gastes indem du auf den Reiter „Rechnung“ klickst oder auf die „R-Taste“ auf der Tastatur drückst.
Trage in der Zeile unter der roten Zahlung die entsprechende Artikelnummer für 10 Ampere (1230) oder 16 Ampere (1250) ein oder suche mit „Strom“ nach der richtigen Artikelnummer.
Bestätige deine Eingabe mit „Enter“ bis zur letzten Spalte.
Es erscheint ein extra Feld in dem du die Frage „(…) aktivieren und bisheriger Verbrauch nullstellen?“ mit „Ja“ beantwortest.
Es erscheint automatisch die berechnete Position für den erhöhten Strom.
Den aktuellen Zählerstand siehst du auf der rechten Seite unter „Einheits-Info“. Dieses Feld ist automatisch immer offen und zeigt einige hilfreiche Informationen.
Darüber kannst du auch dem Gast einen Zwischenstand geben, sollte dieser mal nachfragen wie viel er denn schon verbraucht hat.
Strom runterstellen/berechnen
Bei Abreise oder wenn der Gast die Erhöhung nicht mehr benötigt muss der Zählerstand zur Rechnung übertragen werden und gegebenenfalls die Berechnung der Grundgebühr angepasst werden (sollte der Gast den erhöhten Strom vor Abreise nicht mehr benötigen).
Gehe dazu auf die Buchung und drücke „Strg+S“. Wähle dazu im Dialogfeld „Zählerstand zur Rechnung überführen und unterbrechen“.
In unserem Beispiel hat Herr Mustermann während seines Aufenthalts 17 Kwh verbraucht und muss insgesamt 13€ inklusive Grundgebühr nachzahlen.
Möchte der Gast vor Abreise seinen Strom schon wieder runterstellen lassen, dann passt du in der Rechnung die Grundgebühr tagesgenau an.
Überschreibe dazu die Spalte „bis“ mit dem korrekten Datum. Nach Überführung des Zählerstandes ist der Strom unterbrochen.
Schalte diesen dann manuell in der Buchung mit „Strg+S“ wieder ein, damit der Gast weiterhin die 6 Ampere nutzen kann.
Pfandgegenstände
An der Rezeption kann sich der Gast einige Gegenstände ausleihen.
Dazu gehören zum Beispiel TV-Kabel, Torschlüssel, CEE-Adapter usw.
Es wird pro Leihgegenstand ein „Pfand“ auf dem Gastkonto hinterlegt, den der Gast nur dann zahlen muss, sollte er die Gegenstände verlieren, mit nach Hause nehmen oder defekt zurückbringen.
Gehe hierzu in die entsprechende Buchung / Rechnung.
Viele der Artikelnummern für die Pfandgegenstände sind ziemlich lang, diese musst du dir nicht merken. Gib unter „Artikel-Nr.“ in der zusätzlichen Rechnung daher ein Schlagwort zum gewünschten Gegenstand ein.
In diesem Beispiel möchte Herr Mustermann sowohl einen Receiver, als auch ein TV-Kabel ausleihen.
Es gibt immer einen Plusbetrag und einen Minusbetrag. Wähle zum Eintragen des Pfands immer die Artikel mit dem Plusbetrag.
Bestätige deine Auswahl mit einem Doppelklick oder dem grünen Haken. Für jeden Gegenstand musst du diesen Vorgang einzeln wiederholen.
Sollte Herr Mustermann seine Pfandgegenstände nicht wieder abgeben muss er in diesem Fall 70€ insgesamt nachzahlen.
Gibt er seine Gegenstände wieder ab, so buchst du die Minusbeträge in der Rechnung gegen. Wenn der Rechnungsbetrag auf 0,00€ steht ist es richtig gegengebucht.
Nachbuchung/Reduzierung von Personen oder Haustieren
Spätestens bei Anreise kann der Gast noch Personen oder Haustiere nachbuchen oder wieder abmelden.
Herr Mustermanns Frau ist leider erkrankt und konnte nicht mitreisen, daher bringt er stattdessen einen Freund seines Sohnes mit und dieser bringt noch seinen Hund mit.
Achte bei Hunden darauf, dass diese im gebuchten Stellplatzgebiet auch erlaubt sind! Gleiche zu allererst die Personendaten ab und entferne nicht mitreisende Personen und füge neue Personen hinzu.
Nachdem du die Daten abgeglichen hast, kannst du die Rechnung anpassen. Gib die Artikelnummer ein, die du gegenrechnen möchtest. Beginnen wir damit Frau Mustermann aus der Rechnung zu löschen.
Trage im Feld „Artikel-Nr.“ die „1010“ ein und bei Anzahl -1.
Der Betrag für einen Erwachsenen wird der Rechnung wieder gutgeschrieben.
Trage dann alle nachzubuchenden Artikel mit ein, in diesem Fall ein weiteres Kind und einen Hund.
Unter Saldo siehst du dann was der Gast noch für seine Buchungsänderungen nachzahlen muss.
Dies kassierst du vor Ort direkt ab oder sendest bei vorheriger Änderung eine „Zahlungsbestätigung“ per Mail zu mit der Bitte um Restzahlung bis 30 Tage vor Anreise.
Buchung verlängern
Herr Mustermann und die beiden Kinder haben so viel Spaß bei uns, dass er die Buchung gerne um 2 Nächte verlängern möchte. Überprüfe zunächst ob der gewünschte Platz länger frei ist. Gehe dazu auf den Button „Einheit suchen“ oder drücke den Shortcut „Strg+E“.
Trage Im Suchfeld die gewünschte Platznummer ein und bestätige deine Suche mit „OK“ oder „Enter“.
Im folgenden Feld werden dir alle Folgebuchungen für den gesuchten Platz gezeigt. Wenn keine direkte Buchung auf die aktuelle folgt, kannst du die Buchung ohne Probleme direkt verlängern.
Herr Mustermann hat Glück, sein Platz ist im Anschluss nicht verbucht und er kann um zwei Tage verlängern.
Überschreibe das Abreisedatum mit dem neuen Abreisedatum.
Bestätige jedes Feld nach und nach mit „Enter“ bis du zur Spalte „Benannte“ kommst.
Nach Bestätigung dieses Felds warte kurz. Es erscheint ein extra Feld in dem dich das System fragt ob eine Neuberechnung durchgeführt werden soll.
Wähle auf jeden Fall „Keine Änderung“ aus und bestätige diese Auswahl mit dem grünen Haken, einem Doppelklick oder „Enter“.
Öffne dann wieder die Registerkarte „Rechnung“.
Trage nach und nach alle relevanten Artikelnummern in der Rechnung für den verlängerten Zeitraum nach.
Herr Mustermann muss für seine Verlängerung nun noch 82,00€ bezahlen.
Verlängert ein Gast schon vor Anreise seine Buchung und hat auch eine Reiserücktrittsversicherung dazu gebucht, so muss diese nachberechnet werden mit 2% auf den Restbetrag.
Buchung verkürzen
Buchungsänderungen (Teilstornierungen etc.) können nur bis 45 Tage vor Anreise von dir selbst durchgeführt werden.
Alles was unter 45 Tage vor Anreise liegt muss durch die Stornierungsabteilung bearbeitet werden.
Bei der Buchung vom 26.10.24 – 31.10.24 möchte der Gast nun schon am 29.10.24 abreisen.
Ändere das Abreisedatum auf den 29.10.24 und bestätige langsam mit „Enter“ so weit durch, bis du folgenden Hinweis erhältst:
Hier wählst du „keine Änderungen“ aus und bestätigst mit „Enter“
Dann gehst du in die Rechnung und nimmst für die nicht mehr gebuchten Tage die Leistungen ins Minus.
Da es sich hierbei um eine Änderung von weniger als 2 Tagen handelt, werden 30,00 Euro Gebühren berechnet. Gebe ins Feld Artikel-Nr: die Buchstaben be ein
Folgendes Auswahlfeld geht auf:
Hier wählst du die „Bearbeitungsgebühr C“ aus, da es sich um eine Campingbuchung handelt und bestätigst mit „Enter“ durch.
Platzwechsel vor Ort
Ein Gast kann vor Ort immer seinen Platz wechseln, sollte er mit dem eigentlich gebuchten nicht zufrieden sein. Wenn der Wechsel direkt am Anreisetag stattfindet kann die Rechnung und die Einheit einfach geändert werden. Prüfe zunächst ob der neue Platz der Größe des anderen Platzes entspricht. Bei gleicher Größe überschreibe das Feld Einheit.
Bestätige deine Eingabe mit der Enter Taste. Bei Gebieten mit den neuen Stromsäulen fragt das System nach der Unterbrechung und Versorgung des Platzes mit Strom. Der alte Platz muss unterbrochen…
...und der neue verbunden werden.
Wenn der Gast sich einen kleineren Platz aussucht, muss die Rechnung angepasst werden. Ziehe die Positionen des Stellplatzes unterhalb der Zahlung ins Minus, noch bevor du die Einheit wechselst!
Überschreibe dann die Einheit mit der neuen Platznummer.
Nach Bestätigung erstellt das System eine Warnung, da du eine kleinere Kategorie buchen möchtest als zuvor.
Die Kategorie muss dementsprechend auf die neue Größe angepasst werden. Wähle also im Hinweisfeld „Ja“. Bestätige langsam die folgenden Spalten.
Bei „Benannte“ erscheint erneut die Frage nach der Stromversorgung.
Den alten Platz unterbrechen, den neuen einschalten. Bei gleichbleibendem Gesamtpreis und ohne Reiserücktrittsversicherung wird der Preis automatisch vom System aktualisiert.
Grundsätzlich wäre die Berechnung richtig, jedoch ist nicht mehr nachzuvollziehen ob der Platz mal gewechselt wurde. In diesem Fall und auch NUR in diesem Fall darfst du oberhalb der Zahlung die Rechnung anpassen auf die ursprüngliche Form.
Ergänze dann die Rechnung unterhalb der Zahlung und deiner Minusrechnung mit der neuen Stellplatzgröße.
Bleibt der Preis gleich (zum Beispiel im Winter wo Größe L-XXL alle gleich kosten), ist alles in Ordnung und der Gast darf umziehen.
Würde der Gast durch den Platzwechsel etwas wieder bekommen, so muss eine Buchungsänderungsgebühr von 15€ erhoben werden.
Der Platz wird quasi von teuer auf günstig geändert und wir würden dadurch Verlust machen, daher ist die Gebühr notwendig.
Wenn der Gast seinen Platz erst nach mindestens einer Nacht wechseln möchte (zum Beispiel weil dieser durch starken Regen zu matschig geworden ist) ist das Vorgehen etwas anders.
Für die jährliche Beherbergungsstatistik muss der zuvor gebuchte Platz verkürzt und ausgecheckt werden.
Verkürze dazu die Buchung indem du zunächst die nicht genutzten Leistungen in der Rechnung ins Minus setzt.
Unter Buchung trage dann auch das Enddatum, in diesem Fall 08.01.25, ein. Bestätige alle Spalten mit der Enter-Taste und schalte den Strom auf dem alten Platz aus.
Es erscheint ein weiteres Hinweisfeld.
Wähle hier „keine Änderung“, denn die Änderung hast du bereits durch die Rechnung ins Minus erledigt.
Schließe die Rechnung und checke sie damit aus. Wähle „Abreise jetzt“, denn der Gast hat den Platz bereits verlassen.
Erstelle ein Guthaben für den Gast.
Die Schritte für das Erstellen von Guthaben sind immer gleich.
Zunächst auf „Nein“ klicken, dann mit 0 überschreiben und dann auf „Ja“ klicken! Da der Gast nun einen Minusbetrag von 117€ hat können wir diesen gutschreiben. Dazu im Zahlungsfeld in der Spalte „Erhalten“ den Betrag mit 0 überschreiben.
Erstelle eine neue Buchung für die verbleibende Reisezeit und den neuen Platz.
Auf der neuen Buchung wird das eben erstellte Guthaben dann gutgeschrieben. Bleibt der Preis gleich ist die Umbuchung damit beendet.
Wird der Preis teurer kassiere dies noch ab. Ist der Preis günstiger und es entsteht ein Guthaben, dann berechne noch die Buchungsänderungsgebühr.
Leerwagen buchen
Herr Mustermann möchte gerne zu Himmelfahrt und Pfingsten wiederkommen um auch seiner Frau den Platz zeigen zu können.
Jedoch möchte er nicht die ganze Zeit da sein aber auch ungerne zwei Buchungen machen müssen und auch den Wohnwagen wollte er zwischen diesen Wochenenden gerne stehen lassen.
Dafür bieten wir einen sogenannten „Leerwagen“ an. Der Platz bleibt durchgängig gebucht in der Zeit wo aber niemand anwesend ist wird nur der „Leerwagen“ berechnet.
Buche den kompletten Zeitraum ein. Die Rechnung kannst du zunächst auch über die „Eil-Postierung“ erstellen.
Herr Mustermann und seine Familie sind jetzt nur vom 08.05.-12.05.24 und wieder vom 17.05.-20.05.24 anwesend, die 5 Tage dazwischen würde er gerne den Wohnwagen dennoch auf dem Platz stehen lassen, fährt aber mit seiner Familie für die Zeit wieder nach Hause.
Passe daher zunächst die Rechnung auf eine Buchung für den 08.05.-12.05.24 an.
Überschreibe dazu die Spalte „Abreise“ mit dem 12.05.24.
Gib dann in der folgenden Zeile „Leer“ ein für Leerwagen. Trage beim Datum nur den Zeitraum ein, in dem der Gast nicht anwesend ist. Für diese Zeit entfallen die normale Stellplatzgebühr und auch die Personengebühren.
Unter dem Leerwagen vervollständigst du dann die Buchung mit den fehlenden Zeiten.
Passe dabei wieder die An- und Abreisedaten für den fehlenden Zeitraum an. Die Reiserücktrittsversicherung bezieht sich auf die Gesamtsumme, diese muss nicht extra angepasst werden.
Zahlungen
Vorbuchungen müssen bis 30 Tage vor Anreise vom Gast vollständig bezahlt werden. Dies kann er online via PayPal oder Kreditkarte tun oder als Banküberweisung.
Abrechnen eines Gastes
Generell ist es bei uns so, dass jeder Gast der auf unseren Platz möchte vorher seine Rechnung beglichen haben muss. Auch Gäste welche spontan anreisen beinhaltet dieses.
Das ist die Buchung und der Gast möchte bezahlen. Auf der rechten Seite siehst du jeweils die offenen Salden. Beträge mit einem „-„ sind Guthaben. Gehe nun auf den Button „Einzahlung“ oder Strg -I
Es geht nun folgende Fenster auf:
Hier siehst du nun verschiedene Zahlungsarten. Am Counter nutzt du überwiegend nur „Zahlung Bar“ //EC Karte oder Gutschein Verrechnung. In diesem Fall wird in Bar bezahlt.
Klicke in die Zeile in der entsprechenden Spalte mit der Maus rein, der Betrag wird übernommen.
Hier ist es auch möglich den Betrag per Hand einzutragen.
Nach der Eingabe bestätigst Du mit „Enter“
Es geht nun wieder folgendes Feld auf:
Hier kannst du die Zahlung noch abrechen oder mit „Ja“ bestätigen.
Es geht dann ein weiteres Fenster auf:
Hier siehst du, dass deine Zahlung verbucht wurde (Zahlungen sind immer rot) sowie fragt er dich ob ein Beleg gedruckt werden soll. Hier ist wichtig: Gäste welche anreisen und Ihren Aufenthalt bezahlen möchten, bekommen immer einen Ausdruck auf unserem Geschäftspapier (Abrechnung).
Gäste welche Personen usw. ändern erhalten einen „Bon Saldoübersicht Tag“
In diesem Fall benötigen wir einen Ausdruck auf Geschäftspapier.
Wähle den entsprechenden Beleg und bestätige deine Wahl mit Enter.
Wähle hier Printer und Bestätige mit Enter, der entsprechende Beleg wird erstellt und gedruckt.
Buchen einer Spätabreise
Generell ist eine Spätabreise bis 17.00 Uhr nur in der Saison II und III möglich. Dieses gilt auch für die Vermietung und für Sommarby. Eine Spätabreise kann immer nur 1 Tag vor Abreise erfragt und gebucht werden.
Für die Vermietung und für Sommarby vorher abklären ob dieses möglich ist (Hausdame, Firma Fonville) für Leading-Card Besitzer ist die Verlängerung kosten frei. Für alle anderen Beträgt sie im Camping 20,00 Euro und für die Vermietung und Sommarby 50,00 Euro. Wie du nun die Buchung verlängerst und den Betrag verbuchst lernst du nun:
Als erstes schaust du ob der Platz oder das Mietobjekt noch zur Verfügung steht. Dieses hast du bereits gelernt und wir gehen nun davon aus, dass der Platz / Mietobjekt frei ist.
Du gehst auf die entsprechende Buchung so dass diese farblich hinterlegt ist und klickst auf „Alle Spalten anzeigen“:
Deine Zeile sieht nun so aus: gehe in das Feld „Uhrzeit“ welches nach dem Abreisedatum erscheint.
Hier gibst du 17:00:00 ein und speicherst mit „Strg-S“
Es geht folgendes Fenster auf:
Dieses kannst du mit „ESC“ übergehen.
Hier wäre für Gäste mit einer Leadingcard die Spätabreise buchen fertig. Für alle anderen geht es wie folgt weiter:
Nun gehst du wieder auf „Alle Spalten anzeigen“ damit der normale Anzeigemodus wieder erscheint.
Jetzt klickst du auf den Reiter Rechnung:
Gib im Artikel-Nr Feld „spä“ ein
Es geht folgendes Feld auf:
Hier wählst du den entsprechenden Artikel aus, hier „Spätabreise C“ für Camping
Und bestätigst mit Enter durch bis deine Buchung wie folgt aussieht:
Guthaben erstellen
Gast hat gebucht und möchte mit einem Gutschein bezahlen. Der Wert 200,00 Euro übersteigt den Rechnungsbetrag. Das ist unsere Ausgangssituation.
Nach Eingabe des Gutscheins wird der Restbetrag auf eine Extra Rechnung verbucht. Dieses findest du unter: dem Reiter „Rechnungen“
Hier suchst du nach einer Zusätzlichen Rechnung. Und klickst auf diese.
Hier siehst du nun den Restbetrag welchen wir als Guthaben hinterlegen wollen.
Um das Guthaben zu erstellen, gehst du nun wie folgt vor.
Klicke auf den Button „Rechnung schließen“ (Strg F)
Es geht dann folgendes Fenster auf.
Hier bestätigst du bitte mit „Nein“. Es geht dann ein bekanntes Fenster auf.
Hier gibst du nun eine „0“ bei erhalten ein und Bestätigst diese mit „Enter“
Es wird dann folgende Meldung auf dem Bildschirm angezeigt:
Diese Meldung betätigst du dann mit „Ja“.
Es geht nun ein neues Fenster auf.
Hier gehst du mit „ESC“ raus und es geht folgendes Infofeld auf:
Hier bestätigst du mit „Buchführung durchführen“
Der Rechner arbeitet dann und es kommt dann folgendes Bild:
Hier siehst du anhand der grünen Farbe das ein Guthaben erstellt wurde.
Zur Kontrolle gehst du auf den Reiter „Kundenkarte“ es geht nun folgendes Fenster auf:
Hier erkennst du, dass du alles richtig gemacht hast.
Guthaben verrechnen
Achtung: Guthaben sind immer nur maximal 3 Jahre gültig! Bei einer möglichen Verrechnung über die 3 Jahre hinaus, bitte Daniela Krüger zuvor kontaktieren!
Der Gast hat gebucht und du siehst, dass dieser ein Guthaben hat.
Gehe hier wieder über den Button „Einzahlung“ oder Strg I
Hier siehst du, dass eine Zeile ganz unten dazu gekommen ist.
Hier klickst du mit der Maus in das Feld Guthaben Rechnung in die Spalte „Erhalten“, der Guthabenbetrag wird übernommen. Mit „Enter“ bestätigen.
So sieht der Bildschirm nun aus.
Hier hat der Gast noch eine Restsumme zu zahlen. Sollte das Guthaben größer sein als der Rechnungsbetrag. Ist die Rechnung ausgeglichen und der Rest bleibt als Guthaben stehen.
Zahlungen gegen buchen
In diesem Fall hast du schon per Barzahlung gebucht, Gast möchte jedoch jetzt doch mit Karte zahlen.
Gehe wieder auf den Button „Einzahlung“ oder Strg I
Es geht wieder folgendes Fenster auf:
Wie du siehst steht hier noch nichts drin, Wähle die Zahlungsart welche du gegenbuchen möchtest. Hier ist es wieder Bar und trage in das Feld Erhalten mit einem „-„ davor den Betrag ein welchen du gegenbuchen möchtest. Hier – 94,00
Hier bestätigst du die Zahlung wieder mit Enter.
Du siehst, dass deine Zahlung wieder gebucht wurde, und der Betrag wieder offen ist.
Nun kannst du die richtige Zahlungsart wählen und verbuchen.
Überzahlung
Ab und zu kommt es vor, dass ein Gast zu viel Geld überweist da er sich vertippt hat zum Beispiel. Herr Mustermann hat für seine Maibuchung statt 491,09€ glatte 500,00€ überwiesen.
Wenn du diesen Betrag verbuchen möchtest erscheint ein Warnfeld, dass die zu buchende Zahlung höher als der Restbetrag ist.
Um die Überzahlung wieder gegenbuchen zu können und dem Gast sein zu viel gezahltes Geld erstatten zu können bestätige dieses Feld mit „Ja“.
Der überzahlte Betrag (grün) erscheint mit in der Rechnung. Um den Gast sein Geld erstatten zu können musst du die Überzahlung „ins Minus setzen“ Trage dazu die Artikelnummer der Überzahlung (100000) ins „Artikel-Nr.“ Feld ein.
Bei Anzahl trägst du dann genau den überzahlten Betrag ein, in diesem Fall 8,91€. Die 8,91€ erscheinen dann als „Gutschrift“ in der Rechnung und können direkt bei Anreise ausgezahlt werden.