ZeusX Workflow für Anträge

Workflow für Urlaubsanträge, Buchungskorrekturen in der Zeiterfassung

Anmeldung / Log-in

• Öffne die Webseite http://zeusx.campino.local/ZEUSX
• Melde dich mit deinen Benutzerdaten an.

!!!Hinweis!!!

• die Webseite ist nur über unsere „internen Wege“, sprich eine Verbindung, die über einen Südsee-Camp Server läuft, aufrufbar!

Buchungskorrekturen

einzelne Buchung einfügen / korrigieren

• Einfach auf einen Tag klicken bei „kommt“ oder „geht“ Es öffnet sich sofort das Fenster für einen Buchungskorrekturantrag

• Datum, Uhrzeit und die Buchungsaktion eingeben und eine Beschreibung warum korrigiert werden muss und auf „Einfügen“ klicken. Danach wird der Antrag zum Workflow Beauftragten gesendet.

Mehrere Buchungen in einem Antrag kombinieren

• Im Bereich „Meine Buchungen“ das Dropdown-Menü über das Pfeilsymbol öffnen > „Gehe zu den persönlichen Buchungen“ auswählen.

• über den „Korrekturen“-Button Vorgang beginnen

• ersten Teil des gewünschten Antrags anlegen, Felder ausfüllen und „Einfügen“ klicken.
• Tipp: den Haken bei „Dialog nach Aktion schließen“ entfernen = Arbeitserleichterung, da der Plan ist mind. noch einen weiteren Teil dem Buchungskorrekturvorgang beizufügen.

• zweiten / weitere Teile dieses Korrekturantrags einpflegen = Schritt 3 beliebig oft wiederholen
• Antrag abschicken: auf „Übernehmen“ klicken.

!!!Wichtig!!!

• Ein Antragsvorgang kann nur insgesamt genehmigt oder angelehnt werden vom Folge - Bearbeiter, an den er im Genehmigungslauf gesendet wird = nur Vorgänge in einem Antrag kombinieren, die tatsächlich thematisch zusammengehören! Z.B. 1x Buchung morgens für den Dienstbeginn zusammen mit 1x Buchung für den Dienstschluss, wenn nachträglich Zeiten erfasst werden sollen für den Tag.
• Max. 14 Tage zurück möglich!
• begonnene Anträge (roter Stift-Symbol) können nicht gespeichert werden und gehen verloren, wenn sie nicht abgeschickt werden (Übernehmen-Button). Ein korrekt versendeter Antrag wird durch die blauer-Pfeil-Symbole gekennzeichnet und befindet sich im Genehmigungslauf.

Summenkorrektur für z.B. Postweg

• Wenn dort z.B. 15 Minuten nachgegeben werden müssen für einen Postweg nach dem vor Ort ausgesteckt wurde, wird dieses auch durch eine normale Korrekturbuchung durchgeführt.
• Es wird auf die „Geht“ Buchung geklickt, die verändert werden soll. Es öffnet sich das Antragsfenster

• An dieser Stelle wird z.B. von 17:00 Uhr auf 17:15 Uhr geändert und als Kommentar „Postweg“ eingetragen und abgesendet.

Urlaubsantrag

kurzfristige Urlaubsanträge (maximal 1 Monat im Voraus)

• Im Bereich „Mein Kalender“ auf ein angezeigtes Datum innerhalb eines Monats (ab heute) klicken.
• Anschließend aus dem Menü den Eintrag „Fehlzeit eintragen“ auswählen.
• Es öffnet sich das Fenster für den Antrag

• Ersten & letzten Urlaubstag eingeben und unter „Korrektur“ > „Auswahl“ auswählen, ob es Urlaub (= Urlaubstage werden eingesetzt) oder Gleitzeit (= frei auf Überstunden) sein sollen.
• Danach kann der Antrag zum Workflow-Beauftragten gesendet werden.

Urlaubsanträge für Jahresplanung

• Im Bereich „Mein Kalender“ aus dem Menü den Eintrag „Gehe zum persönlichen Kalender“ auswählen.
• Es öffnet sich die Jahresansicht und hier kann der erste Urlaubstag ausgewählt werden.

!!!Hinweis!!!

• Es können hier nur ganze Tage Urlaub und Gleitzeit beantragt werden!

Besonderheit: Urlaubsanträge über den Jahreswechsel hinaus

• Bei Urlaubsanträgen über den Jahreswechsel hinweg, muss VORHER einmalig der Kalender etwas angepasst werden.

• Die Einstellung wird aber gespeichert.

• Neben dem Wort „Korrektur“ befinden sich 3 Dropdown-Menü-Felder, die die Kalenderanzeige (und buchbaren Zeiträume) beeinflussen:

  1. Feld = wie viele Monate (1-12) sollen vorher (aus dem Vorjahr) angezeigt werden?

  2. Feld = das Jahr, auf das sich Feld 1 und 3 beziehen, vorzugsweise das aktuelle Kalenderjahr.

  3. Feld = wie viele Monate (1-12) sollen darüber hinaus (aus dem nächsten Jahr) angezeigt werden?

• Anschließend auf den Aktualisieren-Button direkt daneben klicken, sodass die Einstellungen auf die Kalenderanzeige übertragen werden

• Dann kann der Urlaubsantrag wie üblich und zuvor beschrieben begonnen werden.

!!!Beispiel!!!

• wird in dem Feld 1 [3] Monate ausgewählt, Feld 2 das Jahr [2026] und Feld 3 [1] Monat würde der Kalender folglich von Oktober 2025 bis Januar 2027 reichen.

Anträge in Sekretariatsfunktion erstellen

• Es ist wieder möglich für Mitarbeiter Anträge zu stellen, wenn diese keine Möglichkeit haben auf ein Computersystem zuzugreifen, wenn z.B. kein Account besteht.
• Urlaubsantrag: In der Navigation auf der linken Seite auf das Menü Gruppenkalender auswählen. Es werden alle Mitarbeiter angezeigt die in der Abteilung sind.
• Auf ein Datum bei dem Mitarbeiter klicken und es öffnet sich das Fenster für einen Antrag. Dieser ist genauso auszufüllen wie bisher.

• Buchungskorrekturantrag: In der Navigation auf der linken Seite ist die „Personalzentrale“ auszuwählen.
• Erst den Mitarbeiter auswählen und dann auf das Datum des Monats bei „Kommt“ oder „Geht“ und es öffnet sich wieder das Fenster für den Antrag.

Buchen mit Web-Terminal

• Als erstes auf die Weboberfläche vom ZeusX anmelden.
• Wenn die Berechtigung für das Webterminal zur Arbeitszeiterfassung besteht, dann wird Bereich „Mein Zeus“ das Terminal angezeigt
• Die Funktion ist hier sehr simpel gehalten. Mann kann mit „Kommt/Geht“ seine Arbeitszeit erfassen und über das „i“ seinen Saldo und seinen Urlaub abfragen.